Mapa fungování úřadu
Přehled hlavních činností, postupů, používaných systémů a jejich návazností.
Mapa úspor za 14 dní
Automatizace a AI umí úřadu ušetřit hodiny práce měsíčně, pokud je nasadíte na správné místo. Zmapujeme, co se u vás zbytečně opakuje nebo zdržuje, a ukážeme, kde stačí jednodušší postup či lépe nastavený software, který už máte, a kde se vyplatí nová technologie.
- Rozhovory po 60–90 minutách, stačí jeden člověk za agendu
- Konkrétní doporučení seřazená podle přínosu
- Cena od 12 000 Kč bez DPH
Proč to na úřadech drhne?
- Systémy spolu nemluví, a tak se stejné údaje zadávají několikrát.
- Najít správný dokument, usnesení nebo historii řešení problému trvá hodiny.
- Podklady pro radu a zastupitelstvo se pokaždé skládají ručně.
- Vznikly pomocné tabulky, protože systém něco neuměl.
- Jak se co dělá, má každý v sešitu nebo v hlavě, nikde sdíleně pro celý úřad.
- Software umí víc, než kolik z něj běžný provoz stihne objevit.
- Postupy vznikly v době, kdy dnešní nástroje ještě nebyly.
- O AI se mluví všude, ale není jasné, co z toho dává smysl pro malý úřad.
Konkrétní výstupy mapování
Kde úřad ztrácí čas
Identifikované duplicity, ruční přepisování a kontroly, s odhadem, kolik času zabírají.
Nevyužité funkce softwaru
Co umí software, za který už platíte, a váš úřad to nepoužívá. Hodí se jako podklad pro jednání s dodavatelem.
Doporučení pro vedení obce
Konkrétní kroky seřazené podle přínosu a náročnosti, srozumitelně shrnuté pro starostu a zastupitele.
Ilustrační příklad — agenda místních poplatků
Zjištěný problém
Úřednice pravidelně ručně kontroluje bankovní platby proti evidenci poplatníků.
Možné vysvětlení
Používaný systém podporuje automatické párování, které nemusí být aktivované nebo vhodně nastavené.
Doporučení
Prověřit konfiguraci bankovního importu a párování plateb s dodavatelem systému.
Očekávaný přínos
Odhadem 6 hodin ručních kontrol měsíčně. Přesnou úsporu spočítáme podle počtu plateb.
Jde o ilustrační příklad na fiktivních datech, nikoli skutečný výsledek mapování.
Spočítejte si cenu mapování
Počet zaměstnanců k rozhovoru
Každý rozhovor trvá 60–90 minut a stojí 2 000 Kč bez DPH. Stačí jeden člověk za každou agendu.
5 zaměstnanců
Jak probíhá mapování
Čtyři kroky ke konkrétním výsledkům
Výsledky máte do 14 dnů od zahájení mapování. Každého zapojeného kolegu to stojí zhruba hodinu až hodinu a půl: rozhovor a případně krátkou ukázku práce.
Domluvit 30minutovou konzultaci zdarmaÚvodní konzultace · předem
Společně stanovíme rozsah mapování
Projdeme agendy, které chcete pokrýt, a domluvíme, s kým budeme mluvit a kdy.
Čas úřadu: 30 minut se starostou nebo tajemníkem.
Individuální rozhovory · 1. týden
Zmapujeme činnosti a používané nástroje
Probereme, co kdo dělá, v jakých systémech a jak často, a kde to drhne. Rozhovory si se souhlasem účastníků nahráváme, aby nám nic neuteklo.
Čas úřadu: 60 minut na jednoho člověka.
Cílené ukázky práce · 1.–2. týden
Ověříme skutečné používání systémů
Vybrané postupy si necháme předvést, u stolu nebo přes sdílení obrazovky. Uvidíme tak rozdíl mezi tím, jak se věc popisuje, a tím, jak se skutečně dělá. Ukázky jsou součástí ceny mapování.
Čas úřadu: zhruba 30 minut na jednoho člověka.
Vyhodnocení a doporučení · do 14 dnů
Připravíme přehled zjištění a priority
Dostanete mapu zjištění, seznam nevyužitých funkcí a doporučení seřazená podle přínosu. Výsledky projdeme s vedením obce.
Čas úřadu: 60 minut na závěrečné projednání.
Na co se nás můžete ptát
Musíme měnit současný software?
Ne. Jedním z cílů mapování je najít možnosti lepšího využití systémů, které už používáte a platíte.
Kolik času nám mapování zabere?
Každého zapojeného kolegu zhruba 60–90 minut: 60minutový rozhovor a případně krátkou ukázku práce. Starosta nebo tajemník k tomu stráví 30 minut na úvodní konzultaci a 60 minut na závěrečném projednání. Výsledky máte do 14 dnů od zahájení.
Budete hodnotit práci jednotlivých zaměstnanců?
Ne. Zajímají nás postupy, ne výkon konkrétních lidí. Výsledná zpráva proto neobsahuje jména a můžete ji bez obav sdílet se zastupitelstvem.
Uvidíte osobní údaje občanů?
Při ukázkách práce je můžeme zahlédnout na obrazovce. Nic si ale neukládáme ani nekopírujeme, zajímá nás postup, ne obsah. Pokud chcete, můžete ukázku předvést na testovacím záznamu. Podmínky práce s osobními údaji upravíme smlouvou.
Nahráváte rozhovory?
Jen se souhlasem účastníka, aby nám nic neuteklo. Nahrávky máme uložené jen po dobu mapování a po předání všech výstupů je smažeme. Kdo s nahráváním nesouhlasí, s tím rozhovor povedeme bez nahrávky a budeme si jen dělat poznámky.
Probíhá mapování online, nebo přijedete osobně?
Podle toho, co vám vyhovuje. Rozhovory i ukázky práce zvládneme online přes sdílení obrazovky. Když je pro vaše kolegy pohodlnější ukázat to u stolu, rádi přijedeme. Za osobní návštěvu účtujeme cestovné podle vzdálenosti a přesnou částku vám řekneme předem na úvodní konzultaci.
Co když mapování neodhalí žádné významné problémy?
I to je legitimní výsledek. Doporučení musí vycházet ze zjištěných skutečností, ne z potřeby za každou cenu navrhnout změnu.
Budete navržené změny také realizovat?
Podle dohody pomůžeme s přípravou zadání, výběrem řešení a ověřením výsledků. Realizace není součástí ceny mapování.
Chcete zmapovat i váš úřad?
Ozvěte se, i když si zatím nejste jistí, jestli je to pro vás. Úvodní konzultace je zdarma a zabere jen 30 minut – společně projdeme, jak u vás věci fungují a co by se dalo zjednodušit.
Milan Lempera
Průvodce analýzou za tým Commityzastupitel obce Velká Losenice
